Curriculum da segretaria: guida completa alla realizzazione

Seguendo i nostri consigli ed esempi, potrai realizzare il tuo curriculum segretaria in totale autonomia ed ottenere il lavoro che desideri da molto!

Retribuzione

Quanto prende in media una segretaria? Come per ogni ambito professionale, non esiste una risposta universale a questa domanda, poiché le variabili in gioco sono molteplici: livello di esperienza, competenze, azienda e regione di lavoro sono solo alcune di esse.

Tuttavia, considerando alcune fonti affidabili che si occupano di stimare la retribuzione media per ciascuna categoria di lavoro, lo stipendio medio di una segretaria si aggira intorno ai 1.200€ netti/al mese.

Se la segretaria in questione è ad inizio carriera, il suo stipendio sarà di circa 800€ al mese, mentre a fine carriera è possibile arrivare a 1.500€ al mese circa. Come accennato, ciò può variare in base al luogo di lavoro (è possibile che una segretaria presso una scuola, prenderà di più rispetto una segretaria d’azienda).

Sbocchi professionali

Diamo uno sguardo ai principali sbocchi professionali che può avere una segretaria, una volta terminato l’istituto tecnico ed ottenuto il diploma di perito aziendale.

I principali sbocchi sono:

• Professioni legate al settore terziario ed al ramo turistico,
• Accesso a facoltà universitarie (in particolar modo, sociologia, comunicazione e lingue),
• Entrare nel personale di uffici import-export di aziende italiane o estere,
• Svolgere traduzioni nell’ambito tecnico-commerciale,
• Lavoro classico come segretaria in azienda.
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Ora che abbiamo un’infarinatura su ciò che dovrà svolgere una segretaria, andiamo a vedere come costruire il relativo curriculum vitae.

Come scrivere il curriculum da segretaria

Per scrivere un buon curriculum segretaria non servono doti particolari, tantomeno un diploma o una certificazione, ti basterà seguire i nostri consigli e guardare qualche esempio di CV da cui prendere spunto.

Ciò che dovrai tenere a mente prima di partire a scrivere all’interno del documento è:

• Scegliere una struttura e relativo design,
• Scegliere un formato,
• Decidere la lingua da usare,
• Selezionare accuratamente le informazioni da inserire,
• Evitare di inserire informazioni superflue ed errori grammaticali.
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Non farti prendere dal panico, se non ti è ben chiaro ciò che hai appena letto, nei paragrafi a seguire descriveremo nel dettaglio ciascuno di questi punti.

Struttura e design del CV segretaria

Come abbiamo visto, la prima mossa da compiere quando si vuol realizzare un curriculum da segretaria che sia professionale, è quella di scegliere la struttura ed il design.

La struttura determinerà la disposizione delle informazioni nel documento: è importante ottenere una buona separazione dei vari paragrafi, per facilitare la lettura e permettere al lettore di scovare informazioni di suo interesse.

I moderni CV hanno una struttura ben definita:

• Informazioni personali e di contatto a lato (su una colonna che occupa 1/3 della pagina);
• Informazioni professionali al centro (su due colonne che occupano 2/3 della pagina).
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L’ordine delle colonne è indifferente, l’importante è che la distinzione sia chiara e non ci sia un miscuglio tra le due. Per ciascuna colonna, si consiglia di separare le informazioni con dei titoli e dei sottotitoli (con dimensione del carattere leggermente superiore rispetto al testo principale con le informazioni vere e proprie).

Per quanto riguarda il design invece, uno dei consigli più azzeccati è quello di scegliere uno stile semplice e pulito, che non abbia simboli o effetti grafici superflui, e che permetta al lettore di leggere senza sforzo il testo.

Se vuoi evitare l’effetto “pagina bianca”, potresti affidarti al nostro generatore di curriculum, che farà il lavoro al posto tuo: a te basterà scegliere il colore e la disposizione che preferisci ed inserire le informazioni, al resto penserà lui.

Per quanto riguarda il testo, ti consigliamo di attenerti ad una dimensione compresa tra 10 e 12px ed usare un font classico (Aria, Times New Roman, Roboto etc.). Inoltre, ti consigliamo di non superare una pagina in formato A4.

Il formato giusto

In secondo luogo, dovrai optare per un formato che permetta di valorizzare i tuoi contenuti. Cosa significa tutto ciò? Scegliere un formato ti permette di disporre le informazioni con una certa logica ed uniformità in tutto il documento; ciò è molto apprezzato dalle risorse umane e dai datori di lavoro, poiché permette loro di andare subito al punto e trovare ciò che cercano.

Esistono diversi formati con cui strutturare le informazioni, ma il più apprezzato è l’ordine cronologico inverso, che permette di disporre le informazioni inserendo, per ciascuna sezione, per prime le più recenti. Tuttavia, questo formato non è da consigliare a chi ha periodi di inattività; in tal caso, si consiglia di dare un’occhiata al formato funzionale o ibrido.

I contenuti da inserire nel CV segretaria

Passiamo ora alla parte più importante del curriculum vitae segretaria: i contenuti. Per ottenere un buon risultato e come mostrato nell’esempio di curriculum iniziale, ti consigliamo di suddividere il tuo documento nelle seguenti sezioni:

• Introduzione,
• Profilo professionale,
• Esperienza lavorativa,
• Istruzione e formazione professionale,
• Competenze.
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Inoltre, nel caso ti avanzasse spazio, puoi inserire anche una sezione aggiuntiva nel quale parlare dei tuoi interessi ed hobby al di fuori della sfera professionale.

L’introduzione del CV segretaria Questa sezione è molto semplice ed al suo interno dovrai inserire solamente le tue informazioni personali e di contatto. Le informazioni in questione sono:

• Nome e cognome,
• Professione,
• Numero di telefono,
• Indirizzo e-mail/di posta elettronica personale,
• Domicilio (basta la città),
• Profilo LinkedIn (opzionale),
• Portfolio personale (opzionale).
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Guardiamo un esempio concreto corretto ed un esempio sbagliato, per avere un’idea di come strutturare questa parte del CV per segretaria.

CORRETTO

Annalisa Mucci
Segretaria
347 787 921
a.mucci01@gmail.com
Milano, Italia
linkedin.com/it/a.mucci01
annalisamucci.com

INCORRETTO

Annalisa Mucci
Segretaria
347 787 921
a.mucci01@gmail.com
Via Rossetti 51, Milano, Italia

Data di nascita: 08/08/2000
linkedin.com/it/a.mucci01

Il profilo professionale della segretaria

La seconda sezione da curare nel proprio CV segretaria è quella legata al profilo professionale. In questa porzione del CV dovrai inserire un breve riassunto, tre o quattro righe vanno benissimo, di chi sei, ciò che fai e quali sono le tue competenze principali (sia hard che soft skills, di cui parleremo più in dettaglio successivamente).

Diamo un’occhiata ad un esempio concreto.

CORRETTO

Segretaria con oltre quattro anni di esperienza, con spirito d’iniziativa, ottime capacità di relazionarsi con il prossimo e capace di gestire l’organizzazione aziendale con metodo e precisione.
Con il tempo ho acquisito una miglior gestione dei documenti e del budget dell’ufficio, dimestichezza nel rispondere ai clienti e nel mantenere l’agenda dei dipendenti.

L’esperienza lavorativa della segretaria

Oltre all’aspetto grafico, l’occhio dei recruiters che leggeranno il tuo CV cadrà subito, e su questo puoi starne certo/a, sull’esperienza lavorativa.

In questo paragrafo dovrai inserire i lavori svolti di recente e, per ciascuno, includere i seguenti dettagli:

• Azienda per cui hai lavorato,
• Periodo e luogo di lavoro,
• Breve descrizione di quanto svolto,
• Obiettivi
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Per facilitarti nella comprensione, diamo un’occhiata ad un esempio concreto relativo a questa sezione.

Esempio

Segretaria presso “laFeltrinelli”, Roma (Italia)
Luglio 2018 – in corso

Attualmente lavoro come segretaria presso l’ufficio vendite del gruppo editoriale “laFeltrinelli” nella sede di Roma. Questa esperienza lavorativa mi ha permesso di crescere professionalmente e raggiungere i seguenti traguardi:

• Pianificazione vendite estere,
• Comunicazione con i fornitori ed i venditori,
• Gestione stampe,
• Comunicazione reparto vendite estero.

Per evitare di dilungarti troppo, inserisci le figure professionali ricoperte più di recente, oppure le mansioni più rilevanti, ne bastano due o tre.

Formazione ed istruzione scolastica

A pari passo della sezione legata all’esperienza lavorativa, troviamo anche quella relativa alla formazione. Anche qui, dovrai inserire i percorsi formativi svolti, bastano i due più recenti e/o quelli di maggior rilievo, e per ciascuno di essi dovrai includere:

• Titolo di studio acquisito (ad esempio laurea o diploma),
• Nome della facoltà o istituto dove hai acquisito il titolo,
• Anno e mese di conseguimento titolo,
• Voto conseguito (opzionale).
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Inoltre, per ogni percorso puoi inserire anche dei progetti o delle attività (p.es Erasmus) particolarmente rilevanti. Facciamo un esempio anche per la formazione scolastica.

Esempio

Laurea in Scienze Economiche e Contabilità d’impresa, Gestione Risorse e Microeconomia, presso l’Università di Trento, Trento (Italia)
Luglio 2021

Obiettivi raggiunti:

• Tesi di laurea in: “Il ruolo dei software gestionali nell’impresa 4.0”,
• Erasmus di tre mesi a Porto (Portogallo).

Diploma di perito commerciale di Ragioneria presso “IIS” di Roma, Italia
Luglio 2018

Obiettivi raggiunti:

• Uso Suite Microsoft,
• Contabilità aziendale,
• Marketing,
• Diritto ed economia aziendale.

Competenze

Questa parte del CV potrebbe essere quella che richiede più sforzo, poiché, oltre alle tue competenze di ciò che vorrai andare a fare, dovrai parlare anche del tuo modo di lavorare e di come affronti i problemi.

Chiaramente, non dovrai fare un discorso complesso, per esprimere i tuoi pensieri, ma, semplicemente, suddividere i concetti chiave in due categorie: Hard Skills e Soft Skills.

Le prime sono competenze prettamente professionali, che possono essere valutate e misurate su dati oggettivi (p.es. un esame), mentre le seconde sono relative alla tua persona.

Proviamo a vedere quali sono le Hard Skills e le Soft Skills che potrebbero avere un’ipotetica segretaria.

Hard Skills

• Organizzazione del lavoro,
• Suite Microsoft,
• Microsoft Excel,
• Gestionale,
• Contabilità,
• Utilizzo dei fogli di calcolo,
• Stesura di lettere commerciali,
• Gestione dell’agenda e degli appuntamenti,
• Ottimizzazione budget ufficio,
• Ottimizzazione impegni di lavoro, data l’agenda di un dipendente,
• Coordinamento vendite e fornitori,
• Inglese,
• Francese,
• Assistente segretaria,
• Realizzazione presentazioni power point,
• Assistente gestione sito web aziendale,
• Spagnolo.
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Soft Skills

• Problem solving,
• Informazione ed accoglienza,
• Flessibilità,
• Autonomia,
• Precisione,
• Intraprendenza,
• Puntualità,
• Professionalità e serietà,
• Dinamicità.
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Per realizzare il tuo CV puoi inserire alcune di queste parole chiave (non è necessario inserirle tutte), oppure inserirne di nuove e che meglio ti rappresentano.

Certificazioni del CV per segretaria

Puoi migliorare il tuo curriculum da segretaria per ottenere un primo colloquio conoscitivo, inserendo i titoli delle certificazioni che hai acquisito nel tempo, anche se non c’entrano nulla con ciò che andrai a svolgere in futuro.

Le certificazioni più apprezzate sono, senz’altro, quelle:

• Di lingua,
• Informatiche.
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Le prime sono molto valide nel caso dovessi interfacciarti con un panorama internazionale (p.es. vendite all’estero), mentre le seconde sono essenziali; con tutta probabilità, svolgerai una mansione che ti porterà a trascorrere diverse ore davanti al computer, dimostrare di conoscere un sistema o una Suite di qualche pacchetto, ti darà maggior credibilità ed opportunità.

Un esempio di certificazione potrebbe essere il seguente:

Esempio

Certificato ECDL, European Computer Driving Licence, Marzo 2019

Suggerimenti per rendere il tuo CV per segretaria perfetto

Il primo suggerimento che vogliamo darti per rendere la tua candidatura semplicemente perfetta è quello di realizzare una lettera di presentazione (o “cover letter”), dove spiegare le motivazioni che ti spingono a candidarti per quella determinata posizione lavorativa.

Inoltre, in questa lettera di presentazione potresti includere:

• Valori che accomunano te e l’azienda (p.es. miglioramento continuo),
• Valore aggiunto che potresti portare all’azienda (p.es. riduzione delle spese),
• Obiettivi professionali.
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Come già anticipato, un altro valido suggerimento da tenere bene a mente mentre si scrive il proprio curriculum da segretaria è quello di non superare una pagina in formato A4; prova a pensare a quanti CV leggeranno gli HR durante il giorno, non credi sia improbabile che arrivino alla seconda pagina di ciascuno di essi?

Un ultimo consiglio che ci sentiamo di darti è quello di inviare il tuo curriculum vitae in formato PDF, che è possibile ottenere con qualsiasi editor di testo (Word incluso) e conferisce una certa professionalità.

Potresti anche pensare di scrivere un curriculum in lingua inglese, nel caso tu voglia lavorare in un ambiente internazionale o se sei appassionato di lingue.

Aspetti chiave da non sottovalutare

Infine, proviamo a riassumere brevemente quanto discusso in questa guida per realizzare un curriculum da segretaria, di modo da fissare i concetti e gli aspetti chiave da mettere in pratica sin da ora.

Possiamo dire che gli aspetti che devi ricordare per scrivere un buon CV, sono:

• Scegliere una struttura ben definita ed un design semplice,
• Dividere il testo in sezioni e con titoli e sottotitoli,
• Inserire al più due o tre esperienze per ciascuna sezione,
• Non superare mai più di due o tre righe di testo,
• Cerca di inserire informazioni chiare e concise,
• Evita errori grammaticali.
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Senza dimenticare di realizzare una lettera di presentazione personalizzata per ciascuna delle mansioni a cui manderai la candidatura.