Scrivere un curriculum in 15 minuti
La nostra raccolta gratuita di modelli di lettera di presentazione sapientemente progettati ti aiuterà a distinguerti dalla massa e ad avvicinarti di un passo al lavoro dei tuoi sogni.
Tuttavia, molte di queste comunicazioni non raggiungono il loro scopo a causa di errori comuni, come l'uso di indirizzi email poco professionali, oggetti vaghi o contenuti confusionari.
In questo articolo, esploreremo come scrivere una email di lavoro efficace e professionale, partendo dall'importanza dell'email nel contesto lavorativo fino ai dettagli su come strutturare il contenuto, scegliere l'oggetto e configurare la firma.
Contenuto di un'e mail di lavoro
Quando si scrive una mail di lavoro, il contenuto deve essere chiaro, conciso e diretto. La struttura della mail deve facilitare la comprensione del messaggio e permettere al destinatario di rispondere in modo rapido ed efficace.
Vediamo come organizzare al meglio il contenuto della mail.
Andare Subito al Punto
Nel contesto lavorativo, il tempo è prezioso: evita preamboli inutili e vai dritto al punto. Inizia con un'introduzione breve che riassuma il motivo della tua mail.
Questo permetterà al destinatario di comprendere immediatamente l'argomento principale e di decidere come procedere.
Struttura del Contenuto
L'introduzione deve essere concisa e informativa. Presenta brevemente te stesso, il motivo della tua mail e, se necessario, fornisci un contesto che aiuti il destinatario a comprendere la tua richiesta.
Esempi:- "Mi chiamo Luca Verdi, e sono il responsabile delle risorse umane presso XYZ S.p.A. Le scrivo per discutere la nostra prossima riunione sul progetto ABC."
- "Sono Maria Rossi, candidato per la posizione di Marketing Manager presso la vostra azienda. Vorrei fornire ulteriori dettagli riguardanti la mia candidatura."
Corpo Centrale Chiaro e Preciso
Il corpo della mail deve essere suddiviso in paragrafi brevi, ciascuno dei quali affronta un punto specifico. Mantieni un tono professionale, evita il gergo non necessario e sii il più preciso possibile.
Punti chiave da includere nel corpo centrale:
- Dettagli Specifici: Fornisci informazioni dettagliate ma concise su ciò di cui stai parlando. Ad esempio, se stai chiedendo informazioni su un progetto, specifica quali aspetti ti interessano.
- Domande Chiare: Se hai delle domande, formulale in modo chiaro e diretto nel testo mail.
- Chiarezza nelle Richieste: Se stai facendo una richiesta specifica, spiega esattamente cosa ti serve e perché.
Esempi:- "Vorrei confermare la data e l'orario della nostra prossima riunione. Sarebbe possibile incontrarci il 15 luglio alle 10:00?"
- "In allegato trova il mio curriculum e una lettera di presentazione. Sarebbe possibile fissare un colloquio conoscitivo nella prossima settimana?"
Indicazione di Eventuali Allegati
Se la tua e mail include degli allegati, assicurati di menzionarli chiaramente nel corpo del testo. Specifica cosa sono e perché li stai inviando.
Esempi:- "In allegato trova il rapporto mensile del progetto XYZ. Include i dati aggiornati e le analisi delle performance."
- "Ho allegato il mio curriculum vitae e una lettera di presentazione per la sua revisione."
Importanza della Chiarezza e Precisione
Essere chiari e precisi è fondamentale per evitare fraintendimenti e garantire che il destinatario comprenda esattamente il tuo messaggio. Usa un linguaggio semplice e diretto, e assicurati che ogni frase aggiunga valore alla tua comunicazione.
Consigli su Come Mantenere un Tono Educato e Rispettoso
La cortesia e il rispetto sono essenziali in qualsiasi comunicazione professionale. Utilizza un tono formale e rispetta le convenzioni di cortesia.
Esempi di Contenuti E Mail Ben Strutturati
Per aiutarti a comprendere meglio come applicare questi principi, ecco alcuni esempi di e mail ben strutturate:
Esempio 1: Richiesta di Informazioni
Esempio 2: Candidatura per una Posizione
Per saperne di più, consulta alcuni dei nostri migliori articoli scritti da esperti:
- Curriculum formativo per l'anno di prova
- Lettera di presentazione per studente: consigli da parte di esperti
- Il Lavoro Migliore Per le Personalità ESTJ
- Come Scrivere una Lettera Motivazionale Università Inglese
- Come Fare una Lettera di Raccomandazione Per uno Studente
- Come Scrivere un Profilo CV Efficace: Guida per Studenti e Non
- Come Inserire le Capacità e Competenze Tecniche nel CV
- Come Inserire le Competenze Professionali nel CV
- Il Lavoro Migliore Per le Personalità di Tipo ENFJ
Mittente e destinatario professionali per posta elettronica
Le email sono uno strumento fondamentale nella comunicazione professionale.
Per scrivere una email che risulti efficace, è importante prestare attenzione a vari dettagli, dal mittente ai destinatari, fino al contenuto.
Questa guida ti aiuterà a inviare e mail che catturino l'attenzione e facilitino la comunicazione.
Mittente
Quando si invia una e mail di lavoro, è cruciale utilizzare un indirizzo email aziendale. Questo non solo garantisce professionalità, ma anche riconoscibilità.
Un'email inviata da un dominio aziendale (es. nome.cognome@azienda.com) è immediatamente associata all'organizzazione per cui lavori, conferendo maggiore credibilità al messaggio.
Inviare una e mail di lavoro da un indirizzo personale, come mionome@gmail.com, o peggio, da vecchi indirizzi gratuiti come interfree o yahoo, può compromettere la tua immagine professionale.
Questi indirizzi possono sembrare amatoriali e suggerire al destinatario che non sei aggiornato con le moderne pratiche aziendali.
L'indirizzo email da cui invii la tua comunicazione ha un impatto significativo sulla percezione del destinatario. Un'email proveniente da un dominio aziendale trasmette un senso di affidabilità e professionalità.
Al contrario, un'email inviata da un indirizzo personale o non professionale può essere percepita come meno seria e potrebbe essere ignorata o considerata spam.
Destinatari
Differenze tra i Campi A, Cc e Bcc
A: Destinatario Principale
Il campo "A" è riservato al destinatario principale della mail. Questa è la persona a cui la mail è direttamente indirizzata e che deve agire o rispondere al messaggio.
Cc: Per Conoscenza
Il campo "Cc" (Copia Conoscenza) è utilizzato per inviare una copia della mail a persone che devono essere informate del contenuto, ma che non sono i destinatari principali. Le persone in "Cc" possono vedere chi altro ha ricevuto la mail.
Bcc: Per Conoscenza Nascosta
Il campo "Bcc" (Copia Conoscenza Nascosta) è utile quando vuoi inviare una copia della mail a qualcuno senza che gli altri destinatari (sia in "A" che in "Cc") lo sappiano.
Questa funzione è particolarmente utile per mantenere la privacy degli indirizzi email quando si invia un messaggio a un gruppo di persone che non si conoscono tra loro.
Importanza di Non Inviare Mail a Decine di Contatti in A e Cc
Inviare una mail di lavoro a decine di contatti contemporaneamente nei campi "A" e "Cc" non è solo poco professionale, ma può anche violare le norme sulla privacy.
Quando gli indirizzi email sono visibili a tutti i destinatari, c'è il rischio di divulgare informazioni personali senza consenso. Inoltre, questo approccio può dare un'impressione di scarsa attenzione e cura.
Utilizzo di Piattaforme di Invio Newsletter per Comunicazioni Multiple
Per comunicazioni multiple o di massa, è consigliabile utilizzare piattaforme di invio newsletter.
Questi strumenti sono progettati per gestire grandi volumi di email e offrono funzionalità avanzate come la personalizzazione dei messaggi, l'analisi delle metriche di apertura e clic, e la gestione delle liste di destinatari.
L'uso di tali piattaforme garantisce che la comunicazione avvenga in modo professionale, conforme alle normative sulla privacy e più efficace in termini di raggiungimento del pubblico target.
Altri dettagli utili su come scrivere un'email alle aziende
Oggetto
L'oggetto della email è la prima cosa che il destinatario vede. È fondamentale perché decide se la tua email di lavoro verrà aperta immediatamente, letta più tardi o, nel peggiore dei casi, ignorata o cancellata.
Un oggetto ben scritto attira l'attenzione e comunica rapidamente l'argomento della tua mail, facilitando la priorizzazione del destinatario.
Come Scegliere Parole Chiave Pertinenti
Scegliere parole chiave pertinenti è essenziale per rendere l'oggetto chiaro e conciso. Ecco alcuni consigli:
- Essere specifici: Indica chiaramente l'argomento della mail. Evita oggetti generici come "Informazioni" o "Aggiornamento".
- Essere brevi: Cerca di limitare l'oggetto a poche parole chiave che riassumano il contenuto della mail.
- Essere diretti: Vai dritto al punto. Il destinatario deve capire subito di cosa si tratta la mail.
- Essere pertinenti: Usa parole che riflettano esattamente il contenuto e lo scopo della mail.
Esempi di Oggetti Efficaci- "Candidatura per la Posizione di Marketing Manager - Mario Rossi"
- "Richiesta di Informazioni sul Progetto XYZ"
- "Invito al Webinar: Strategie di Marketing 2024"
- "Conferma Appuntamento del 15 Luglio - Ingegnere Laura Bianchi"
- "Rapporto Mensile sulle Vendite - Giugno 2024"
Cordialità
Iniziare una e mail di lavoro con un saluto è fondamentale per stabilire un tono cortese e professionale.
Esattamente come quando entri in un ufficio, salutare all'inizio di una email dimostra rispetto e attenzione verso il destinatario.
Il livello di formalità delle frasi di saluto dipende dal rapporto che hai con il destinatario. Ecco alcuni esempi:
- Formale: Usato per il primo contatto o con persone che non conosci bene. Es: "Egregio Dott. Rossi", "Spett.le Azienda"
- Semi-formale: Usato con colleghi o conoscenti professionali. Es: "Gentile Signora Bianchi", "Caro Ingegnere Verdi"
- Informale: Usato con colleghi stretti o in ambienti di lavoro meno formali. Es: "Ciao Marco", "Buongiorno Laura"
Esempi di Saluti Formali e Informali- Formale: "Egregio Dott. Bianchi,"; "Spett.le Azienda,"
- Semi-formale: "Gentile Signora Rossi,"; "Caro Ingegnere Verdi,"
- Informale: "Ciao Marco,"; "Buongiorno Laura,"
Presentazione
Dopo il saluto, è importante presentarsi, soprattutto se stai contattando qualcuno per la prima volta.
Una breve presentazione aiuta il destinatario a capire chi sei e perché stai scrivendo, facilitando una risposta rapida e mirata.
Esempi di Presentazioni Efficaci
- Esempio 1: "Mi chiamo Mario Rossi e sono un candidato per la posizione di Marketing Manager presso la vostra azienda."
- Esempio 2: "Sono Laura Bianchi, Project Manager presso XYZ Company. Le scrivo in merito al nostro progetto congiunto."
- Esempio 3: "Il mio nome è Carlo Verdi e lavoro come consulente per ABC Corporation. Vorrei discutere di una possibile collaborazione."
- Candidatura Spontanea: "Mi chiamo Francesca Neri e sono un'esperta in comunicazione con oltre 5 anni di esperienza. Le scrivo per proporre la mia candidatura spontanea per eventuali posizioni aperte nel vostro team di marketing."
- Richiesta di Informazioni: "Sono Luca Bianchi, consulente finanziario presso ABC Finance. Le scrivo per richiedere maggiori informazioni riguardo ai vostri servizi di consulenza aziendale."
- Invito a un Evento: "Il mio nome è Maria Rossi e sono responsabile eventi presso XYZ Organization. Vorrei invitarla a partecipare al nostro prossimo workshop sul marketing digitale."
- Segnalazione di Problemi: "Mi chiamo Giovanni Verdi e lavoro come tecnico informatico presso DEF Tech. Le scrivo per segnalare un problema riscontrato nel nostro sistema di gestione documentale."
- Richiesta di Appuntamento: "Sono Alessandro Bianchi, direttore vendite di GHI Solutions. Vorrei fissare un incontro per discutere delle nostre soluzioni software e come possono migliorare la vostra efficienza operativa."
- Risposta a un Annuncio di Lavoro: "Mi chiamo Sara Ricci e sono un'insegnante con 10 anni di esperienza. Vorrei candidarmi per la posizione di docente di inglese presso la vostra scuola, come da annuncio pubblicato su Indeed."
- Offerta di Collaborazione: "Sono Matteo Neri, CEO di JKL Innovations. Le scrivo per proporre una collaborazione tra le nostre aziende, volta a sviluppare nuove soluzioni tecnologiche per il settore sanitario."
- Feedback o Commenti: "Mi chiamo Laura Bianchi e sono cliente di MNO Retail. Le scrivo per fornire un feedback positivo riguardo alla mia recente esperienza di acquisto nel vostro negozio."
- Presentazione di un Nuovo Prodotto: "Sono Marco Verdi, product manager presso PQR Enterprises. Vorrei presentarvi il nostro nuovo software di gestione delle risorse umane, progettato per semplificare i processi aziendali."
- Richiesta di Collaborazione Accademica: "Mi chiamo Elisa Rossi e sono professore associato presso l'Università di XYZ. Le scrivo per esplorare opportunità di collaborazione nel campo della ricerca scientifica."
